武蔵野ロジスティクス様の業務内容について教えてください

私たちの武蔵野ロジスティクスは食品メインで配達している会社で、親会社がセブンイレブンさんのお弁当メーカー ということで、そういったお仕事とあとは今、外食関係の店舗配送とかを承っている会社です。
ここの埼玉の物流センターが一番主幹のセンターになりまして、一番メインのセンターということで対応しております。

鍵の管理にかかる膨大な時間

今回、鍵管理システムを導入するに至った経緯や背景を教えてください

外食の配達するときに今、物流の問題で、やはり日中は駐車禁止の問題があったりとかして、外食のお店って夜中に店舗配達させてもらうんですよね。
そうすると鍵をお預かりして、その店舗に夜間納品するというのがメインの動きになってきて、その件数がどんどんどんどん増えていって、お取引先もどんどんどんどん増えていった中で、今大体80 コースがありまして、総数でいうと1000 店舗ぐらい預かって対応しているんです。それが、ここ5 ～ 6 年前ぐらいからずっとそのような状況が続いていて、鍵の管理という部分でいうと、非常にアナログな形だったので、新しい仕組みを検討していたという経緯になりますね。

そのアナログな管理方法というのは具体的にはどのような方法でしたか？

各ドライバーさんが配送が終わって戻ってきて、事務所で鍵束が入ったポシェットを預かります。そうすると、女性の事務員の方は、そのコースが持っている鍵のチェックリストと照らし合わせて、本当に一個一個あるかを一本一本見ながらチェックさせてもらっていたということです。

一本一本目視で確認となると、相当な時間がかかりそうですね

そうですね。日中の事務員さんが大体1 日4 ～ 5 時間、夜間の管理者で3時間程度要していましたので、そのぐらいの時間がかかる膨大な作業量だったということですね。

なるほど、そこでもっと簡単に鍵確認できる方法を検討しだしたのですね

ええ。配送中は各ドライバーさんが鍵束を専用のポシェットに入れて持っているんですね。それが配送が終わって帰ってきて、ポシェットから取り出して鍵の本数をチェックしていたのを、ポシェットごとリーダーで一気に読み取れないかな？というところから始まったんですね。
そんな感じの管理方法で、持ち出して帰ってきて、その総数が合っていればOK というような形の仕組みということです。

RFID なら目視も要らず、多くのタグを一瞬で読み取れる

鍵管理といえば、他にもバーコードやGPS など色々ある中で、RFID を選択した理由はなんですか？

RFID は非接触型ということで、一瞬で読み取って本数が全部あるというチェックができれば、今まで長い時間かけてチェックしたものが一気に不要になるので、そのために採用していた人員に違う業務をお願いできるということもありますし、機械なので、もう間違いが無いというところで、正確性も含めてRFID がいいかなというところでした。

RFID だと目視が要らないですもんね…ただ、鉄製の鍵はRFID と相性悪いと思うのですが…

そうですね。実は、事前にサンプルのポシェットを用意して、御社の方にお渡ししてさまざま方面からチェックしてもらいました。やはり金属と干渉し合うということがわかって、さらに、セキュリティのキー（セキュリティカード）が干渉しちゃうとかということも初めてわかりました。
そういうのも調べてもらった上で、ではどういう運用が良いかというのをアドバイスしてもらいながら、今回の内容を進めていけたので、そこは会話をしながらずっとやってきたのは良かったのかなと思います。 本当はポシェットを丸ごとポンと入れて確認できれば一番いいんですけれども、やはり金属との相性というのがあるみたいで、それが駄目だったということなので、今回は、ポシェットから一回鍵の束を出してボックスに入れて読み取るという方式で運用ができるということで裏が取れたので、それで進めていったということですね。

鍵一本一本にRF タグが付いているのですよね？

鍵と、例えば店舗によってセキュリティカードとかもあるので、1店舗一つのタグというように設定しています。

RF タグの耐久性はどうでしょう？

今のところ、問題ないです。

As Key Cube 導入に際して、当社（アスタリスク）の対応はいかがでしたか？

ゼロからの開発だったのですが、最初の打ち合わせの時から、こっちとしては「一気に読み取ってそれが出た / 入っただけ分かれば良い」という要望をお伝えしました。
仕組みとしては簡単なソフトウエアなので、あとはウチがどういう運用するのか？例えば、どういう内容を付けるか、何を割り振るか、順番だとか、そういった設定を色々打ち合わせさせてもらいながら一歩一歩進めていきました。
最終的に出来上がった形で一回…そのソフトウェアの更新は一回しているんですけれども、それでほぼ実運用になる形にはなったので、大きな問題もなくというところですね。

事務員さん一人分の業務改善に繋がった

今回のAs Key Cube 導入によって、体感的にどの程度、業務改善につながりましたか？

これまで、女性の事務員さんが毎日4 ～ 5 時間かかっていた鍵に携わる作業に関して、事務員さんが触ることがなくなりました。
ドライバーが自分で勝手にチェックするので、ある決まった時間で、どのコースが帰ってきたかというのをチェックするだけになったので、本当に事務員さん一人分は丸々、もう業務が改善できたんじゃないかなという体感はあります。

万が一、鍵が足らない！となった時、瞬時に分かるっていうところもメリットになりますか？

当然そうですね。そこでなかったらドライバーが抜いて持っているか、例えばリングが切れて落っこちたとか、そういっ たものがその場でわかれば、実はどこで落としたんだとかということをすぐ追いかけられますので。本当はその…さっきちらっとGPS とかっていう話もあったじゃないですか。
他社様がそういうのも使っているのは知っているんですけれども、ちょっとコストがかかりすぎですね、まだGPS って。ですので、とりあえず持ち出しの管理だけでも簡素化ということで、これで大幅に改善しているのは間違いないですね。

例えば、配達中にドライバーさんがチェックするとか、そういうところは今後考えていますか？

クラウドにしたのはそういったところもあって、例えば今、各ドライバーに動態管理用のスマートフォンを持たせているので、例えばそれにRFID リーダーを付ければ、途中でチェックすることも実は可能になるというのはありました。
ただ、今のアプリにはその仕様までは入っていないのですけれども、可能性として、そういったところまでは…途中で確認できるという元のマスターがちゃんとあれば、それも全部できるとは思うのですけれども、スマートフォンに付けるRFID リーダーもそれなりに良い価格するので、そこは今はまだペンディングということですね。

新しいカギ管理システムに対する期待

新しいカギ管理システム「As Key Cube」が導入されると聞いての感想をお聞かせください。

なにせ私ども1 日に鍵のポシェット数80 個分、一つのポシェットに多い鍵束で10 店舗以上の鍵セキュリティーを 目視にて、毎日きちんと返却されているかどうかを確認しておりました。それが箱の中に入れるだけで、一括でパパっと読み込むということで、すごく期待をしておりました。
しかも、本当に箱に入れるだけの作業で鍵の「有る」「無い」がわかり、それがまた可視化され、データとして残る。すごくもう期待しかなかったです。

実際に使用してどうでしたか？

もう期待通りですね、はい。これまでは、平均1日5時間、朝から夕方まで鍵セキュリティーと黙々と対峙して、店舗名を間違わないように神経を使いながら目視のみでチェックしておりました。
それが今は、各ドライバーさんがチェックを実施したかどうかの確認だけになっており、1 日5 時間6 時間要していたものが30 分から1時間というふうに大幅な時間短縮につながっております。さらに、精神的な苦痛面もあったのですけれども、これも大変軽減しております。

ストレスからの解放、そして…

以前の目視による管理は、精神的にも疲れる作業だったのですね。

これ以前使用していたチェックリストなんですけれども、各コースごとにお預かりしている店舗の鍵が書かれております。
どのコースにどのを鍵が付いていて、それが何本あるのか、全てを目視で確認しておりましたので、これが本当に朝から、店舗名を間違わずに、なお鍵の本数も間違わずにとなりますと、本当に悶々と黙々と作業になってまいりましたので、ちょっと本当につらい作業でありました。

あと、「本当に鍵が無いよ」という連絡が来た際にも、「あれ私たちのリストではチェックがついているよ」となると、間違えたのか見落としてるのか、いつからなかったのか、それが本当に分からなくなってしまうことがあったんですね。そうすると、荷主様に対して信頼を失ってしまいますので、これがデータ化されるということは、私達にとっては大変大きい力となっております。

今後に期待することはありますか？

例えば今、当日鍵の持ち出しをして当日鍵が返ってくるところは、その日のうちに鍵のチェックを行うことができます。
ですが、今日は鍵をどうしても戻せない…時間の都合であったり、配送コース、拠点が遠いなどその日のうちに戻せないコースは、ファックスにて鍵がありますという確認を送ってもらっております。
例えば、これがこの機械を各拠点に置いて、ここのセンターでなくても読み込んだものが同じシステムにありますという形で反映で きるようになれば、ここに戻ってこない鍵もやはりデータ化されて、あるないを可視化できる。
そういったふうになってくると、またより良いかなと思っております。